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档案管理指南
2009-06-16     (点击:)

为推动我校人事档案制度化、规范化、科学化管理。使之更好地为干部人事工作,人事决策工作和社会主义现代化建设服务,实现干部人事档案工作目标管理。根据我校实际情况,重新修订以下几项制度,望遵照执行。

一、查(借)阅制度

    1.凡因工作需要,如:入党政审、晋升工资、职务评定、任免、考核和调动均可查(借)人事档案。

    2.校内查(借)阅人事档案的单位,应派两名中共正式党员持各系、(部)处党组织介绍信,(或总支负责人电话通知人事档案室)并注明理由和需查的内容,到人事处档案室填写《借阅档案登记表》后,方可查阅。

    3.组织、人事、审计、纪监、保卫等部门,因日常业务需查(借)阅人事档案时,只需填写《借阅档案登记表》即可,不再办理其它手续。

    4.外单位来我校查阅人事档案者,须经我校组织部或人事处领导批准后,到人事档案室填写《借阅档案登记表》后方可查阅。

    5.任何个人不得借用,查阅本人及亲属的档案。

    6.人事档案一般不外借。如必须借出使用时,需经人事处领导同意,严格履行登记手续,限两周内归还。在借阅期间不得擅自转借他人。

    7.借用,查阅人事档案必须严格遵守《保密法》和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。不得泄露或擅自向外传播档案内容,违者视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者,按违犯《中华人民共和国档案法》论处。

    8.借用、查阅人事档案的单位或个人,未经允许不得摘抄,复制(拍摄)、扫描档案材料。因工作需要从档案中取证的,经人事处领导或主管负责人同意,档案管理人员才办理或出据证明。

    9.来人事档案室借用,查阅档案者,应保持室内整洁、安静。严禁吸烟,吃带壳食品,请勿大声喧哗。

    10.未经允许,人事档案室工作人员谢绝入内。

二、收集制度

  -)收集档案材料的范围:

    1.履历类:包括干部、工人、教师、医务人员、军人、学生等各类人员的履历表、登记表、简历表、更改姓名材料。

    2.自传类:包括带有自传内容的材料。

    3.鉴定考核考查类:包括组织鉴定、自我鉴定、入党、入团、入伍及提升的考察、考核材料、民主评议材料等。

    4.学历技术职务类:包括中专以上的报考志愿表(卡)、选拔学生登记表、毕业登记表;学习成绩单、业务培训成绩单以及教育部门出具的学历证明、学位证明材料;专业技术职务评审表、认定表、聘任表、转换系列审批表及解聘职务材料;创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文;毕业论文评语及论文获奖通知。

    5.政治历史审查类:包括本人历史结论及在重大历史时期的审查材料、调查报告、上级批复;本人对结论的意见及主要证明材料;入党、入团、入伍、入学、招工、招干的政审表;家庭成员及主要社会关系的证明材料,平反材料等。

 

    6.入党入团类:包括入团志愿书、入团申请书、团员登记表、退团材料;入党志愿书、入党申请书、转正申请、党员登记表、不予登记的决定,劝退、开除党籍材料;加入民主党派的有关材料。

    7.奖励类:包括各种先进人物的登记表、审批表;先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料;从事专业工作三十年人员登记表、审批表。

    8.处分类:包括违犯党纪、政纪、国法等材料;处分决定、查证报告、上级批复、本人检查及对处分的意见;通报批评;免于处分的材料;法院审判形式的判决书。

    9.工资任免等材料:包括转正、定级、调资审批表、工龄津贴年限审批表;任免、调动、停职、退职、离退休审批表;录用、聘任干部审批表;入伍、退伍登记表;军衔晋升、评级登记表、转业干部审批表;出国、出境人员审批表;参加各种代表会代表登记表等。

    10.其它类:体检表;残废等级材料;职工死亡证、悼词、生平材料;非正常死亡的调查报告;遗书及可供组织参考的有保存价值的材料。

(二)收集档案材料的方法:

    1.档案材料形成部门,应将形成的档案材料及时主动地送交人事档案室。

    2.人事档案室要经常了解档案形成情况。一旦形成,应主动摧要,打电话或登门《送摧要单》。

    3.接收的档案材料,将逐份登记,避免丢失。

(三)收集档案材料的来源:

    1.通过人事处、组织部收集干部履历表、登记表、考核、任免、调动、培训、奖惩、政审、退(离)休、职称评定等材料。

    2.通过团委、组织部收集职工入党、入团等方面的材料。

    3.通过学工部、教务处、成教学校、研究生部收集职工各种学习的报考、成绩、毕业表、学位、学历材料。

    4.通过纪监、审计、保卫部门收集职工违纪犯法的处分、个人检查、劳教、拘留、判决等方面的材料。

(四)收集档案材料的要求:

    1.要将职工在各部门工作形成的材料,全面收集到人事档案室。

    2.档案材料一旦形成,就必须尽快集中到人事档案室。

    3.所收集的档案材料,必须如实反映本人的面貌。

    4.所收集的档案材料,必须符合归档的要求。

三、鉴别归档制度

    1.材料必须是办理完毕的正式文件。

    2.材料必须完整,文字清楚、对象明确、内容真实、具有保存价值,并注明承办单位及时间。

    3.材料必须手续完备。应有组织加盖公章,需与本人见面的本人已经签字,有批准机关及时间。

    4.材料一律使用16开的办公用纸,不得用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水的复写纸书写。

    5.不属归档的材料,任何人无权要求归档,否则人事档案管理人员拒收。

    6.对清理出的不应归档材料,要定期限送入指定纸厂进行销毁。

    7.对收集的档案材料要及时裱糊、裁剪,编写类别、页码。在一个月内应归入本人档案袋内,每两年装订一次。

    8.整理人事档案必须按照《干部档案整理细则》要求进行分类;材料排列有序、层次分明、目录清楚、填写准,装订整齐,提供利用方便。

四、转递制度

    1.转递职工人事档案,必须填写《档案转递通知单》后,送校办以“机要”发出,或派专人(必须是中共正式党员)送取。

    2.转递的档案必须材料齐全、无零散材料、装订整齐。外袋需贴密封条加盖人事处公章寄出。

    3.职工调动、职务变动需转递档案,人事档案管理人员接到通知后,应在一周内将其档案转出。

4.转出档案,若超过一个月《回执》未退回。档案管理人员应填写《催还档案回执通知单》寄出,以便追回存查。

五、检查核对制度

    1.借出的档案归还时,要认真清点。确定没有涂改、圈划、抽出、撤换、丢失材料等问题,才可注销。

    2.职工调出,档案一经转达出,应及时注销;对调入人员的档案亦要及时清点、整理、编号后入库;职工退休、死亡或其它原因不属在岗人员,应将其档案及时清出;并注明清出日期和原因;总之要随着人员的增减及时调整,做到心中有数,一目了然。

    3.档案管理人员,每两年对自己所保管的档案要逐份清点,做到百分这百无误。

    4.建立《人事档案统计本》、《人事材料归档登记本》;并将整理、续整、收归、寄出档案及时记录在册;做到事事有手续,件件有着落。

六、保管保密制度

   (一)保管的范围:

    1.在职处级以下干部档案,工人档案;

    2.离、退休人员档案;

    3.死亡职工档案;

    4.辞职、退职、自动离职、开除公职、出国未归、受刑、劳教、失踪及其他人员的档案。

   (二)实行“三专”:

    1.设一人专门管理人事档案;

    2.在职人员的档案以姓氏笔画排序,放在专门的铁质保密保险柜内;

    3.所有人事档案全部放在库房内,钥匙由管理人员一人保管。

   (三)做好“六防”:

    1.防火——室内严禁吸烟,为防万一,备有干粉灭火器。

    2.防潮——库房设在二楼。

    3.防蛀——铁质柜内放置樟脑块和香草包。

    4.防盗——库房安有防盗门、窗子焊接铁条。

    5.防光——窗子挂黑红双层窗帘。

    6.防高温——安有换气扇、挂着温湿度表,根据情况,人工随时调节。

   (四)实行管理人员办公室、查阅档案室以及人事档案库房三室分开。

七、管理人员职责

    1.积极学习和拥护党的各项方针、政策,努力提高自己的政治思想水平,从思想上和行动上和党中央保持一致。

    2.热爱人事档案管理工作。刻苦钻研业务,熟练掌握人事档案材料的收集、鉴别、整理、提供利用及档案的保管、保密、保护技能,不断增强业务素质。

    3.保管除处级以下所有人员的档案。

    4.收集、鉴别和整理人事档案。

    5.办理人事档案的查(借)阅和转递。

    6.登记干部职务、职工工资变动情况。

    7.为有关部门提供职工情况。

    8.做好人事档案的安全、保密、保护工作。

    9.根据实际情况,制定规章制度。

    10.学习人事档案现代化管理技术。

    11.办理其它有关事项。

八、送交档案材料归档制度

    1.任何个人无权保管他人或本人的档案材料。

    2.凡属人事档案材料,一律送交人事档案室。

    3.档案管理人员对递交的档案材料,要仔细鉴别,认真清点、逐份登记。

    4.发现不符要求的归档材料,要立即退回,指出问题所在,并限期索回。

    5.对归档材料要及时裱糊、裁切、编号、整理、装订成卷后排序存入保险柜内。

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