为推动我校人事档案制度化、规范化、科学化管理。使之更好地为干部人事工作，人事决策工作和社会主义现代化建设服务，实现干部人事档案工作目标管理。根据我校实际情况，重新修订以下几项制度，望遵照执行。

一、查（借）阅制度

1．凡因工作需要，如：入党政审、晋升工资、职务评定、任免、考核和调动均可查（借）人事档案。

2．校内查（借）阅人事档案的单位，应派两名中共正式党员持各系、（部）处党组织介绍信，（或总支负责人电话通知人事档案室）并注明理由和需查的内容，到人事处档案室填写《借阅档案登记表》后，方可查阅。

3．组织、人事、审计、纪监、保卫等部门，因日常业务需查（借）阅人事档案时，只需填写《借阅档案登记表》即可，不再办理其它手续。

4．外单位来我校查阅人事档案者，须经我校组织部或人事处领导批准后，到人事档案室填写《借阅档案登记表》后方可查阅。

5．任何个人不得借用，查阅本人及亲属的档案。

6．人事档案一般不外借。如必须借出使用时，需经人事处领导同意，严格履行登记手续，限两周内归还。在借阅期间不得擅自转借他人。

7．借用，查阅人事档案必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。不得泄露或擅自向外传播档案内容，违者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》论处。

8．借用、查阅人事档案的单位或个人，未经允许不得摘抄，复制（拍摄）、扫描档案材料。因工作需要从档案中取证的，经人事处领导或主管负责人同意，档案管理人员才办理或出据证明。

9．来人事档案室借用，查阅档案者，应保持室内整洁、安静。严禁吸烟，吃带壳食品，请勿大声喧哗。

10．未经允许，人事档案室工作人员谢绝入内。

二、收集制度

（-）收集档案材料的范围：

1．履历类：包括干部、工人、教师、医务人员、军人、学生等各类人员的履历表、登记表、简历表、更改姓名材料。

2．自传类：包括带有自传内容的材料。

3．鉴定考核考查类：包括组织鉴定、自我鉴定、入党、入团、入伍及提升的考察、考核材料、民主评议材料等。

4．学历技术职务类：包括中专以上的报考志愿表（卡）、选拔学生登记表、毕业登记表；学习成绩单、业务培训成绩单以及教育部门出具的学历证明、学位证明材料；专业技术职务评审表、认定表、聘任表、转换系列审批表及解聘职务材料；创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文；毕业论文评语及论文获奖通知。

5．政治历史审查类：包括本人历史结论及在重大历史时期的审查材料、调查报告、上级批复；本人对结论的意见及主要证明材料；入党、入团、入伍、入学、招工、招干的政审表；家庭成员及主要社会关系的证明材料，平反材料等。

6．入党入团类：包括入团志愿书、入团申请书、团员登记表、退团材料；入党志愿书、入党申请书、转正申请、党员登记表、不予登记的决定，劝退、开除党籍材料；加入民主党派的有关材料。

7．奖励类：包括各种先进人物的登记表、审批表；先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料；从事专业工作三十年人员登记表、审批表。

8．处分类：包括违犯党纪、政纪、国法等材料；处分决定、查证报告、上级批复、本人检查及对处分的意见；通报批评；免于处分的材料；法院审判形式的判决书。

9．工资任免等材料：包括转正、定级、调资审批表、工龄津贴年限审批表；任免、调动、停职、退职、离退休审批表；录用、聘任干部审批表；入伍、退伍登记表；军衔晋升、评级登记表、转业干部审批表；出国、出境人员审批表；参加各种代表会代表登记表等。

10．其它类：体检表；残废等级材料；职工死亡证、悼词、生平材料；非正常死亡的调查报告；遗书及可供组织参考的有保存价值的材料。

（二）收集档案材料的方法：

1．档案材料形成部门，应将形成的档案材料及时主动地送交人事档案室。

2．人事档案室要经常了解档案形成情况。一旦形成，应主动摧要，打电话或登门《送摧要单》。

3．接收的档案材料，将逐份登记，避免丢失。

（三）收集档案材料的来源：

1．通过人事处、组织部收集干部履历表、登记表、考核、任免、调动、培训、奖惩、政审、退（离）休、职称评定等材料。

2．通过团委、组织部收集职工入党、入团等方面的材料。

3．通过学工部、教务处、成教学校、研究生部收集职工各种学习的报考、成绩、毕业表、学位、学历材料。

4．通过纪监、审计、保卫部门收集职工违纪犯法的处分、个人检查、劳教、拘留、判决等方面的材料。

（四）收集档案材料的要求：

1．要将职工在各部门工作形成的材料，全面收集到人事档案室。

2．档案材料一旦形成，就必须尽快集中到人事档案室。

3．所收集的档案材料，必须如实反映本人的面貌。

4．所收集的档案材料，必须符合归档的要求。

三、鉴别归档制度

1．材料必须是办理完毕的正式文件。

2．材料必须完整，文字清楚、对象明确、内容真实、具有保存价值，并注明承办单位及时间。

3．材料必须手续完备。应有组织加盖公章，需与本人见面的本人已经签字，有批准机关及时间。

4．材料一律使用16开的办公用纸，不得用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水的复写纸书写。

5．不属归档的材料，任何人无权要求归档，否则人事档案管理人员拒收。

6．对清理出的不应归档材料，要定期限送入指定纸厂进行销毁。

7．对收集的档案材料要及时裱糊、裁剪，编写类别、页码。在一个月内应归入本人档案袋内，每两年装订一次。

8．整理人事档案必须按照《干部档案整理细则》要求进行分类；材料排列有序、层次分明、目录清楚、填写准，装订整齐，提供利用方便。

四、转递制度

1．转递职工人事档案，必须填写《档案转递通知单》后，送校办以“机要”发出，或派专人（必须是中共正式党员）送取。

2．转递的档案必须材料齐全、无零散材料、装订整齐。外袋需贴密封条加盖人事处公章寄出。

3．职工调动、职务变动需转递档案，人事档案管理人员接到通知后，应在一周内将其档案转出。

4．转出档案，若超过一个月《回执》未退回。档案管理人员应填写《催还档案回执通知单》寄出，以便追回存查。

五、检查核对制度

1．借出的档案归还时，要认真清点。确定没有涂改、圈划、抽出、撤换、丢失材料等问题，才可注销。

2．职工调出，档案一经转达出，应及时注销；对调入人员的档案亦要及时清点、整理、编号后入库；职工退休、死亡或其它原因不属在岗人员，应将其档案及时清出；并注明清出日期和原因；总之要随着人员的增减及时调整，做到心中有数，一目了然。

3．档案管理人员，每两年对自己所保管的档案要逐份清点，做到百分这百无误。

4．建立《人事档案统计本》、《人事材料归档登记本》；并将整理、续整、收归、寄出档案及时记录在册；做到事事有手续，件件有着落。

六、保管保密制度

（一）保管的范围：

1．在职处级以下干部档案，工人档案；

2．离、退休人员档案；

3．死亡职工档案；

4．辞职、退职、自动离职、开除公职、出国未归、受刑、劳教、失踪及其他人员的档案。

（二）实行“三专”：

1．设一人专门管理人事档案；

2．在职人员的档案以姓氏笔画排序，放在专门的铁质保密保险柜内；

3．所有人事档案全部放在库房内，钥匙由管理人员一人保管。

（三）做好“六防”：

1．防火——室内严禁吸烟，为防万一，备有干粉灭火器。

2．防潮——库房设在二楼。

3．防蛀——铁质柜内放置樟脑块和香草包。

4．防盗——库房安有防盗门、窗子焊接铁条。

5．防光——窗子挂黑红双层窗帘。

6．防高温——安有换气扇、挂着温湿度表，根据情况，人工随时调节。

（四）实行管理人员办公室、查阅档案室以及人事档案库房三室分开。

七、管理人员职责

1．积极学习和拥护党的各项方针、政策，努力提高自己的政治思想水平，从思想上和行动上和党中央保持一致。

2．热爱人事档案管理工作。刻苦钻研业务，熟练掌握人事档案材料的收集、鉴别、整理、提供利用及档案的保管、保密、保护技能，不断增强业务素质。

3．保管除处级以下所有人员的档案。

4．收集、鉴别和整理人事档案。

5．办理人事档案的查（借）阅和转递。

6．登记干部职务、职工工资变动情况。

7．为有关部门提供职工情况。

8．做好人事档案的安全、保密、保护工作。

9．根据实际情况，制定规章制度。

10．学习人事档案现代化管理技术。

11．办理其它有关事项。

八、送交档案材料归档制度

1．任何个人无权保管他人或本人的档案材料。

2．凡属人事档案材料，一律送交人事档案室。

3．档案管理人员对递交的档案材料，要仔细鉴别，认真清点、逐份登记。

4．发现不符要求的归档材料，要立即退回，指出问题所在，并限期索回。

5．对归档材料要及时裱糊、裁切、编号、整理、装订成卷后排序存入保险柜内。